Une agence 100% télétravail

Rentrée 2017, l’agence WordPress Whodunit a décidé de fermer ses bureaux à Paris et de passer à 100% en télétravail ou travail à distance. 

Le siège social restera à la capitale et certains membres de notre équipe sont toujours à Paris. Plusieurs personnes travaillent depuis Lyon, Valence et Biarritz en plus de Paris. Nous avons pu tester et valider ce mode de fonctionnement.

Pourquoi avoir choisi le travail à distance ?

L’agence Whodunit est spécialisée uniquement sur WordPress depuis des années.  Nous n’avons pas uniquement adopté la solution technique mais également sa philosophie.

En effet, WordPress est un outil OpenSource qui existe et continue d’exister grâce à la contribution de centaines (milliers) de personnes à travers le monde, qui travaillent donc ensemble à distance.
Automattic, la start-up qui gère la plateforme de blogging WordPress.com travaille également exclusivement à distance, tout comme Human Made et 10up, les plus grandes agences mondiales spécialisées sur WordPress.

D’autres start-ups comme Buffer, Baremetrics, ou Invision ont choisi ce nouveau modèle initié principalement outre-Atlantique. Qu’ils soient 10, 50 ou 400, ils parviennent à travailler très bien ensemble quelque soit le lieu où ils sont, ou leurs créneaux horaires. Leurs très bons résultats, en chiffre d’affaires, projets réussis, recrutements, bien-être de leurs salariés, montrent les possibilités de ce nouveau format de travail.

Inspirés par ces modèles, et lorsque notre équipe s’est agrandie en Juin 2016 avec l’arrivée de profils habitant Valence, nous avons commencé à travailler à distance.

La mise en place du télétravail au sein de l’agence WordPress

Avant l’été 2016, 3 personnes sur 8 travaillaient à distance. Avoir une ou quelques personnes uniquement en télétravail amène une segmentation de l’équipe difficile à corriger.  Il y avait forcément des « clans » entre ceux qui pouvaient communiquer d’une façon directe dans un même espace et ceux, plus à l’écart car travaillant à distance.

Les outils devaient être adaptés, la façon de communiquer et de travailler sur les projets aussi. Lorsque notre nouvelle chef de projet recrutée à Lyon arriva en Septembre, il était temps de lancer de nombreux ateliers afin d’optimiser et de mettre en place une collaboration efficace à distance.

Plusieurs essais d’organisation, des heures de veille, des efforts de communication de chacun furent nécessaires avant de parvenir à un résultat qui convenait à tous et à une gestion des projets fluide (nous ferons prochainement un article à ce sujet).

Progressivement, d’autres membres de l’équipe ont décidé de passer aussi de leur propre chef en télétravail : partir en province pour une meilleure qualité de vie était leur principale raison, et l’organisation de l’agence et des projets le leur permettaient. La culture d’entreprise de l’agence, fut aussi indispensable à la réussite de ce changement d’organisation.

La culture d’entreprise nécessaire au travail à distance

Dans la plupart des agences, et plus généralement des entreprises, les managers « surveillent » les salariés : les horaires, les temps de pause, l’attitude sont malheureusement pointés du doigt plus que la qualité du travail en elle-même.

Lorsque vous formez une équipe, encore plus dans une « petite » agence, la confiance et la responsabilisation sont cruciales : vous recrutez des personnes compétentes, avec souvent de l’expérience, donc autant les laisser faire et leur donner toute la liberté, et donc la confiance, pour mener à bien leurs missions.

Juger aux résultats, et non au temps mis pour accomplir la tâche est le plus important au final.

Avec la confiance et la responsabilisation vient rapidement l’horizontalité : l’équipe travaille ensemble à atteindre un résultat et n’est plus là pour suivre les directives d’un patron. Adapter le management, la façon de donner les tâches, faire des retours encore plus à distance devient alors indispensable.

La bienveillance, surtout dans les échanges à l’écrit (par exemple sur notre outil de communication quotidien Slack) est également primordiale. À l’écrit il n’y a pas le ton de la personne. En partant du principe que la personne avec qui vous travaillez ne veut rien d’autre que faire bien son travail et collaborer avec vous sur un projet commun, les conflits sont le plus souvent évités.

Prendre le temps de faire des retours, des bilans, davantage communiquer sur ce qui convient ou non avec une ouverture d’esprit et une remise en question permet également de rester dans un environnement positif.

Il faut bien-sûr réussir à trouver le bon curseur entre autonomie et indépendance et accompagner correctement les salariés au passage au télétravail : parfois trop de communication, parfois pas assez, trop de charge de travail ou un retour malheureux au micro management… faire des essais, des erreurs et corriger sont les étapes nécessaires pour trouver la recette parfaite. Lorsque c’est le cas, commence vraiment la partie bénéfique du télétravail 🙂

Les bénéfices pour nos projets WordPress et nos clients

Depuis plusieurs mois nos projets se passent de mieux en mieux et nos clients sont de plus en plus satisfaits : tout n’est pas parfait (cela sera-t-il le cas un jour ?) mais les résultats obtenus sont très encourageants.

Comme il y a davantage de communication en interne, nos projets sont réalisés plus rapidement et avec une meilleure agilité.

Nous observons un gain de productivité aussi pour le client (moins de déplacements, d’interruptions, de stress).

L’équipe répond plus rapidement et avec une meilleure qualité aux sollicitations qu’avant. Grâce à des outils de gestion à distance éprouvés, plus de responsabilités et des échanges simplifiés, les salariés sont plus efficaces.

L’agence a également diversifié la localisation de ses clients : aujourd’hui nous avons davantage de clients en régions, notamment à Lyon par exemple.

Avec l’offre de maintenance WordPress KeepMyWP, l’agence maintient de plus en plus de sites. Il faut une organisation solide pour y parvenir correctement.  
Nous avons également un nombre croissant de projets à livrer. Nous travaillons aussi parfois avec une autre agence pour finaliser tous les sites. Une bonne communication et un excellent « passage » de ballon en interne sont maintenant quotidiens.

Nos clients voient leurs sites mieux maintenus, bénéficient d’une meilleure communication avec nos équipes. Ils voient l’implication et la passion de nos experts par métier.

Les projets de nos clients sont donc impactés par le bien-être de chacun.

Les avantages pour notre équipe

Un des premiers bénéfices indéniables des télétravailleurs est souvent le bien-être. Par exemple, la diminution du temps perdu dans les transports contribue directement au bien-être de nos salariés.

Il ne s’agit pas de travailler davantage en volume, mais de travailler mieux.
Notamment en acceptant les rythmes personnels de chacun.

Imposer un 9-17h avec une pause déjeuner à 12H30 est dépassé (dans notre corps de métier je précise). Encore plus à distance. Certains préfèrent travailler tôt, d’autres tard… encore une fois le plus important est le résultat et non les horaires.

Fort de la confiance que le manager leur porte et avec le bien-être viennent aussi plus d’épanouissement et d’implication. C’est le début du cercle vertueux.

Les économies réalisées avec la fermeture des bureaux et des frais fixes liés vont permettre aussi de nouveaux investissements. Par exemple il peut s’agir d’augmentations salariales, de réunions d’équipes régulières aux quatre coin de la France, ou de davantage de déplacements pris en charge (conférences, WordCamps, Meetups).

Après le travail à distance n’est pas tout rose. Non seulement il n’est pas adapté à tout le monde mais il souffre également d’effets de bord négatifs.

Les difficultés et solutions pour les résoudre

Pour un salarié qui n’a jamais connu le travail à distance, il y a plusieurs difficultés qui surgissent.

La première et la plus évidente est le sentiment d’isolement.  Les collaborateurs ne se situent plus dans un même bureau, et peuvent avoir l’impression d’être des freelances, des prestataires de l’agence.

La seconde difficulté est la communication non verbale. C’est impossible à travers une discussion à l’écrit de percevoir les sentiments, l’état d’esprit de la personne en face. Des conclusions hâtives peuvent facilement mener à des tensions.

Afin de palier à ces problèmes, il faut travailler deux leviers : le sentiment d’appartenance et la communication bienveillante. Nous avons donc mis en place des ateliers à ce sujet, et échangeons beaucoup là dessus. Des réunions physiques nous permettent de nous retrouver et de passer du temps tous ensemble, avec une vraie qualité dans ces échanges devenus plus précieux.

Pour en savoir plus sur le télétravail, nous vous conseillons l’excellent livre blanc de Human Made, une autre grande agence WordPress à ce sujet.

Rachel et Jean-Baptiste, salariés de l’agence, ont également abordé ces points lors de leur conférence sur le télétravail au WordCamp Marseille.